Kilometergeld versus tatsächliche KFZ-Kosten – was ist besser?
Eine häufige Frage. Ob Kilometergeld oder die tatsächlichen Kosten verrechnet werden ist letztlich in den meisten Fällen keine freiwillige Entscheidung sondern an gesetzliche Bestimmungen gebunden. Daher sollten sich UnternehmerInnen, die Fahrzeuge sowohl privat als auch betrieblich nutzen, mit diesem Thema auseinandersetzen. Denn PKW-Aufwendungen und Fahrtenbücher werden bei Steuerprüfungen besonders gerne geprüft.
Kilometergeld + Fahrtenbuch
Jede/r der schon mal ein Fahrtenbuch schreiben musste, weiß wie mühsam das ist. Das Fahrtenbuch muss ALLE mit dem KFZ durchgeführten Fahrten enthalten. Es wird immer einem Fahrzeug zugeordnet, wer mehrere Autos hat, muss daher für jedes einzelne ein Fahrtenbuch führen.
Das Fahrtenbuch muss für jede Fahrt enthalten:
Datum der Fahrt
Ausgangs- und Zielpunkt
Kilometerstand am Beginn und am Ende der Fahrt
Zweck der gefahrenen Kilometer. Bei privaten Fahrten reicht es hier aus „Privat“ anzugeben.
Wann muss ein Fahrtenbuch geführt werden?
In einigen Fällen ist das Führen eines Fahrtenbuch gesetzlich vorgeschrieben, in anderen ist es empfehlenswert:
Zwingend ist ein Fahrtenbuch von DienstnehmerInnen zu führen
wenn es der Kollektivvertrag vorsieht.
wenn Sie Kilometergeld verrechnen. Das wird dann der Fall sein, wenn Sie Ihr privates Fahrzeug auch dienstlich nutzen.
wenn Sie den halben Sachbezug erhalten. Der halbe Sachbezug ist anzuwenden, wenn nicht mehr als 6.000 km privat im Jahr, dies entspricht Durchschnittlich 500 km im Monat gefahren wird. Dann kann statt € 720,00 auch € 360,00 in Abzug gebracht werden.
Für Unternehmer empfiehlt es sich immer ein Fahrtenbuch zu führen, da ansonsten der betriebliche Anteil nicht bestimmt werden kann. Wenn Sie für Ihr privates Auto Kilometergeld verrechnen, müssen Sie zwingend ein Fahrtenbuch führen.
Kann ich entscheiden, ob ich Kilometergeld verrechne oder das Auto in mein Betriebsvermögen aufnehme?
Das können Sie nur
wenn Sie das Fahrzeug zu weniger als 50% betrieblich nutzen und
wenn die betrieblich gefahrene Kilometerleistung nicht mehr als 30.000 km/Jahr beträgt.
Beispiel: Die gesamte Jahreskilometerleistung beträgt 100.000 km. Sie sind 40.000 km betrieblich gefahren und 60.000 privat.
Die 30.000 km-Grenze ist aus zwei Gründen wichtig:
Sie können km-Geld für max. 30.000 km/Jahr verrechnen. Das Kilometergeld beträgt derzeit € 0,42 /km. Das heißt, Sie können max. € 12.600 an km-Geld pro Jahr verrechnen. Wenn Sie Kilometergeld verrechnen, brauchen Sie als Nachweis über die gefahrenen Kilometer zwingend ein Fahrtenbuch!
Ab einer Kilometerleistung von 30.000 km ist zu prüfen, ob das Fahrzeug nicht doch überwiegend betrieblich (mehr als 50%) genutzt wird. Wenn das der Fall ist, dann müssen Sie das Fahrzeug im Anlagevermögen des Unternehmens aktivieren und über die gesetzliche Nutzungsdauer von 8 Jahren abschreiben. Die laufenden Aufwendungen im Zusammenhang mit dem Auto sind in diesem Fall als tatsächliche Kosten zu erfassen.
Im Umkehrschluss bedeutet das: Wenn Sie das Fahrzeug zu mehr als 50% betrieblich nutzen und mehr als 30.000 km betrieblich veranlasst sind, MÜSSEN Sie das Fahrzeug in Ihr Anlagevermögen aufnehmen und die tatsächlichen Kosten ansetzen.
ACHTUNG: PKW und alle damit verbundenen Kosten sind nicht vorsteuerabzugsberechtigt.
Ausnahme: Fiskal-LKW bzw. KFZ auf der Liste der vorsteuerabzugsberechtigten Fahrzeuge des BMF
Wie weiß ich, welche Variante die Richtige ist?
Wenn Sie noch nicht wissen, wie viele Kilometer Sie betrieblich fahren werden, können Sie sich am Ende des Jahres ausrechnen, welche Variante für Sie die richtige ist. Dazu benötigen Sie die Höhe Ihrer tatsächlichen Kosten (Leasingraten, Treibstoffkosten, Versicherung, Service, etc.) sowie Ihre jährliche Kilometerleistung laut Fahrtenbuch:
Diese Rechnung könnte so aussehen:
Wir sind hier davon ausgegangen, dass 30.000 km/Jahr betrieblich gefahren werden und vergleichen zwei Fahrzeuge mit unterschiedlichem Anschaffungswert.
Vergleich Tatsächliche Kosten oder km-Geld
Tipp: Wenn Sie während des Jahres ein Fahrtenbuch führen und Belege für die tatsächlichen Kosten sammeln, können Sie sich am Ende des Jahres – also vor der Steuererklärung – für die richtige Variante entscheiden.
Aus dieser Rechnung geht hervor, dass beim Auto mit dem höheren Anschaffungswert natürlich die tatsächlichen Kosten vorteilhafter sind. Denn mit dem höheren Anschaffungswert ist auch die Abschreibung höher, entsprechend meist Versicherung und Leasingraten. Bei günstigeren Fahrzeugen wird tendenziell das km-Geld vorteilhafter sein. Dennoch: Wenn Sie das Auto überwiegend, also zu 50% betrieblich nutzen, müssen Sie zwingend die tatsächlichen Kosten ansetzen.
Welche Kosten sind für das Kilometergeld abgedeckt?
die anteilige Abschreibung bzw. Amortisation der Anschaffungskosten (verteilt auf insgesamt 8 Jahre Nutzungsdauer ab der Erstanmeldung),
Leasingraten
Finanzierungskosten
Treibstoffkosten
Reparaturkosten
Steuern und Gebühren
Versicherungen
Mitgliedsbeiträge
Garagierungskosten
Mautzahlungen
Ersatzteile
Reifen
Service
Autopflege (Waschen)
Zubehör (Navi, Freisprecheinrichtung, …)
u.a.m.
Welche Kosten kann ich als tatsächliche Kosten ansetzen?
Die gleichen Kosten, die mit dem Kilometergeld abgedeckt sind. Hier müssen Sie natürlich (wie auch bei anderen Ausgaben) alle Belege sammeln um sie anschließend in Ihrer Buchhaltung zu verbuchen.
In welcher Form muss ich das Fahrtenbuch führen?
In einer Weise, die nicht mehr nachträglich geändert werden kann. Vorgefertigte Fahrtenbücher gibt es z.B. bei ÖAMTC oder ARBÖ.
Excel-Listen sind nicht erlaubt!
im Auftrag für Heller Consult