Sie wollen eine Rechnung richtig Ausstellung und sind sich nicht ganz sicher, was alles dazu gehört?
In erster Linie, ist die „richtige Rechnung“ und die dazu gehörigen Vorschriften für den Vorsteuerabzug von Bedeutung, den nur bei einer ordnungsgemäßen Rechnung nach Umsatzsteuerrecht wird dieser auch gewährt.
Grundsätzlich müssen Rechnungen die folgenden Formvorschriften aufweisen (Mindestangaben):
- Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers
- Name und Anschrift des Abnehmers der Lieferung bzw. des Leistungsempfängers
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Ware bzw. Art und Umfang der erbrachten sonstigen Leistung
- Tag/Zeitraum der Lieferung oder Leistungserbringung
- Entgelt sowie anzuwendender Steuersatz oder Hinweis auf die entsprechende Steuerbefreiung
- Steuerbetrag, der auf das Entgelt entfällt (angegeben in EUR, sofern die Rechnung in einer anderen Währung ausgestellt wurde)
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Fortlaufende Nummer zur Identifizierung der Rechnung
- UID-Nummer des liefernden/leistenden Unternehmers, sofern dieser im Inland Lieferungen oder sonstige Leistungen erbringt, für die das Recht auf Vorsteuerabzug besteht (Ausnahme: steuerbefreite Unternehmer wie z.B. Kleinunternehmer)
- UID-Nummer des Leistungsempfängers, sofern die Steuerschuld auf den Empfänger übergeht (Reverse Charge) sowie Hinweis auf den Übergang der Steuerschuld
- Ggf. Hinweis auf Differenzbesteuerung (z.B. Antiquitätenhandel)
Bitte beachten Sie, dass bei einer Rechnung, dessen Gesamtbetrag EUR 10.000,00 brutto übersteigt, zusätzlich die UID Nummer des Leistungsempfängers bzw. des Abnehmers der Lieferung anzuführen ist.
Für Kleinbetragsrechnungen (Gesamtbetrag der Rechnung maximal EUR 400,00 brutto) ist es ausreichend, wenn die Rechnung folgende Merkmale erfüllt:
- Ausstellungsdatum
- Name und Anschrift des liefernden/leistenden Unternehmers
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände bzw. Art und Umfang der erbrachten Leistung
- Tag der Lieferung oder sonstigen Leistung (bzw. Leistungszeitraum)
- Entgelt sowie Steuerbetrag (auch in einer Summe zulässig)
- Steuersatz
Diese Vereinfachungsbestimmungen gelten jedoch nicht, wenn es sich um eine innergemeinschaftliche Lieferung handelt. Diese Rechnungen müssen jedenfalls einen Hinweis auf die Steuerbefreiung sowie die UID-Nummer des liefernden Unternehmers und des Abnehmers enthalten.
Bei einer elektronischen Rechnung handelt es sich um eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt sowie empfangen wird (z.B. Email, Telefax). Eine elektronische Rechnung gilt als Rechnung, sofern zusätzlich zu den oben angeführten Formvorschriften, den folgenden Kriterien entsprochen wird:
- Der Leistungsempfänger hat dieser Art der Rechnungsstellung zugestimmt.
- Die Echtheit der Herkunft der Rechnung ist gewähreistet (= Sicherheit über die Identität des leistenden Unternehmers).
- Die Unversehrtheit des Rechnungsinhaltes ist gewährleistet. D.h. die oben angeführten Rechnungsangaben wurden nicht geändert.
- Die Lesbarkeit der Rechnung ist gewährleistet.
Sofern Sie die Rechnung sowohl elektronisch (z.B. per Email) als auch in Papierformat übermitteln, ist auf der Rechnung auf die Mehrfachübermittlung hinzuweisen, damit eine mehrfache Umsatzsteuerschuld aufgrund der Rechnungslegung vermieden wird.